Mail statt Mappe
Es ist nicht viel Gutes an so einer Pandemie, aber zumindest dürfte nun auch das letzte Unternehmen eine kurze Einführung in digitale Arbeit und Kommunikation bekommen haben. Zeichnete sich schon seit Jahren der Trend weg von Papier und Anwesenheit ab, gilt dies nun erst recht: E-Mail und Onlinekommunikation sind präsenter denn je und langsam kommen wir damit auch in der bundesdeutschen Arbeitswelt im 21. Jahrhundert an. Das gilt natürlich auch für den Bewerbungsprozess, der vielfach zumindest mit einem Onlineformular oder einer E-Mail beginnt und erst in den letzten Runden der Auswahlverfahren im persönlichen Erscheinen vor den kritischen Augen deiner neuen Arbeitgeber*in mündet. Damit es überhaupt dazu kommt, hat die Redaktion von „mach was!“ ein paar Tipps, worauf du im Online-Teil deiner Bewerbung achten solltest.
Das Formular
Viele Unternehmen nutzen für (etwa in Jobportalen) ausgeschriebene Stellen eigene Onlineformulare auf ihren Websites. Hier gilt es zuerst einmal in den Businessmodus umzuschalten. Denn während wir im Netz oft mit schnellem Klick und ein paar lieblosen Worten arbeiten und das System dahinter schon verstehen wird, was wir wollen, ist das Onlineformular einer Bewerbung der erste Eindruck unserer Arbeitsweise. Also heißt es, alle Felder gewissenhaft und vollständig auszufüllen und eine formell angemessene und fehlerfreie Sprache in Freitextfeldern zu nutzen. Am besten schreibst du längere Texte in einem Schreibprogramm vor und kopierst sie später in das Formular (gegenlesen nicht vergessen). Das Schreibprogramm hilft mit roten Linien, Fehler zu finden, schützt dich vor Verlust bei Fehlfunktionen einer Website und ist übersichtlicher als die oft kleinen Textfelder einer Website.
Oft wird zusätzlich zum Formular das Gleiche verlangt wie bei der klassischen Bewerbung auf Papier: Anschreiben, Lebenslauf und Anlagen wie Arbeitsproben oder Zeugnisse. Nur sollst du das üblicherweise als Pdf hochladen. Inzwischen können Pdf-Dateien einfach aus den meisten Schreibprogrammen heraus gedruckt werden. Sollte das einmal nicht gehen, können Webseiten wie smallpdf.com dir deine Dateien auch einfach umwandeln. Auch das Komprimieren oder Zusammenfassen mehrerer Einzelseiten und -dokumente ist da möglich.
Achte immer auf Vollständigkeit deiner Angaben und Dokumente, denn so einfach die Onlinebewerbung auch für dich ist, so einfach können vom System unvollständige Bewerbungen auch aussortiert werden, damit sich die Personalabteilung nicht unnötige Mühen macht. Wahrscheinlich wirst du in diesem Fall keine Rückfragen und Nachforderungen erhalten.
Die E-Mail
In Stellenanzeigen, in denen nur eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, und für Initiativbewerbungen bei deiner Wunscharbeitsstelle, wirst du eine Mail schreiben müssen. Die E-Mail-Bewerbung ist der klassischen Bewerbung per Post ähnlicher als das Formular. Dein Anschreiben sollte sich aber bestenfalls nicht komplett in der Mail selbst befinden, da es zusammen mit allen anderen Unterlagen wahrscheinlich ausgedruckt zur Firmenleitung oder Personalstelle geht – hier bietet es sich an, einen möglichst motivierten, aussagekräftigen Ersteindruck als Mail zu verfassen, gern auch mit ein, zwei Zeilen zu deiner Motivation, und das reguläre Anschreiben wie alle anderen Unterlagen auch als Pdf in den Anhang zu packen. Pass auf, dass dein Anhang nicht zu groß wird, etwa 5Mb sollten dir reichen, da viele Firmenaccounts Grenzen beim Empfang großer Anhänge haben. Versende wie bei Papierbewerbungen auch möglichst personalisierte Anschreiben – niemand möchte das Gefühl bekommen, Massenmails zu erhalten. Finde also den/die passende Ansprechpartner*in heraus, auch wenn das heißt, vorher einmal beim Unternehmen anzurufen, statt einfach an „info@“ und „Sehr geehrte Damen und Herren“ zu schreiben. Wähle einen klaren, passenden Betreff, damit die Mail schnell richtig eingeordnet werden kann, etwa
Als Absender solltest du eine seriöse Mailadresse besitzen, am besten aus Vor- und Nachnamen bestehend. Wenn deine Adresse theSwagDude oder killer_queen_2003 lautet, leg dir eine neue an oder richte einen Alias bei deinem Mailanbieter ein. Und um erreichbar zu sein: Nicht vergessen, vollständige Kontaktdaten mitzuschicken (auch eine Postadresse), genug Platz im E-Postfach zu haben und hin und wieder den Spamordner zu checken, ob die Einladung zum Gespräch endlich da ist.
Der Datenversand
Egal, ob du deine Bewerbungsunterlagen innerhalb eines Dokuments, oder in mehreren (Anschreiben, Lebenslauf, Anhänge) versendest – Die Dokumente sollten so unmissverständlich und genau auf den Inhalt hinweisen, wie es nur geht. Bedenke dabei, dass die Benennung ideal für den Empfänger sein soll und nicht für dich
Wichtig ist, dass der Empfänger auf einen Blick sieht, von wem die Dateien kommen, und was deren Inhalt ist. Es empfiehlt sich die Dateien nach folgendem Schema zu bezeichnen:
Vorname_Nachname_Bewerbung_als_Beruf
Ein gutes Beispiel könnte demnach wie folgt aussehen:
Brad_Pitt_Bewerbung_als_Schauspieler
Wichtig: Verschicke alle Dateien grundsätzlich als PDF! So wird nichts durch einen versehentlichen Klick gelöscht oder verschoben. Ist alles schon vorgekommen! Außerdem lassen sich PDF-Anhänge vom Datenvolumen her am besten versenden. Je weniger Seiten sich im Anhang befinden, desto hochwertiger kann die Qualität festgelegt werden. Insgesamt sollte der Anhang also nicht größer als 5 MB sein.
Extra-Tipp beim Versenden:
Schick deine fertige Bewerbung einfach zu Kontrollzwecken an deine eigene E-Mail-Adresse. So siehst du selbst, wie ein Personalchef deine Bewerbung erhält. Zur Not kannst du so auch noch nachbessern, wenn etwas noch nicht stimmt.
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